Processos manuais prejudicam os negócios, diz estudo.
Levantamento mostra que processos que envolvem tarefas manuais podem gerar trabalho extra, erros, custos desnecessários, atrasos na execução e riscos de segurança.
Um levantamento feito recentemente, concluiu que 97% das companhias em todo o mundo já tiveram problemas para trabalhar com documentos em papel. A pesquisa The State of Systems of Agreement 2019 revelou também uma necessidade cada vez maior de as empresas encontrarem alternativas para que os contratos se tornem mais eficientes e seguros.
Processos que ainda envolvem tarefas manuais resultam em trabalho extra, erros, custos desnecessários, atrasos na execução e riscos de segurança e conformidade. É o que mostrou o levantamento, conduzido com 600 líderes de negócios e tecnologias em todo o mundo. Dos entrevistados 46% tiveram o início de projetos atrasados, 45% vivenciaram experiências ruins com clientes, 42% apresentaram demora no reconhecimento de receita e 39% precisaram arcar com custos desnecessários de impressão e transporte.
Por outro lado, o estudo mostrou que as empresas que começaram a implementar tecnologias para remover a barreira da assinatura física em papel, como a assinatura eletrônica, enxergaram melhorias nos processos contratuais rapidamente. “Além de ser uma opção mais sustentável e barata, a solução permite que a companhia redesenhe o seu fluxo de trabalho para que ele se torne mais ágil, sem a exigência de impressão, cópia, envio e armazenamento físico de um documento”, afirma.
Prioridade nas empresas
O principal objetivo das companhias pesquisadas é melhorar a experiência do cliente, fortalecer a segurança e aumentar a produtividade dos funcionários e a agilidade nos negócios.
Tudo isso está relacionado ao processo de transformação digital das empresas, que já começaram a usar a tecnologia para garantir resultados melhores em suas operações. “Desde grandes empresas até PMEs e microempreendedores podem adotar o processo de automatização, uma vez que todas sofrem das mesmas dificuldades quando se trata de documentos em papel”, explica.
Além do ganho na eficiência operacional, pois existem empresas que mantêm departamentos inteiros apenas para cuidar dos papéis, a plataforma de assinatura eletrônica também garante a segurança dos documentos, que podem se deteriorar com o tempo após serem impressos. Tudo fica armazenado na nuvem, em servidores com criptografia de nível bancário.
A solução também se encaixa na tendência das empresas em se tornarem livres do papel ao longo dos anos, principalmente com a maior adesão de smartphones, que possibilitam a facilidade de assinar um contrato em qualquer lugar. “Uma vez que todos os lados se beneficiam com o uso de plataformas de automatização de contratos, o fim de documentos em papel é uma tendência latente”, finaliza.
Fonte: Exame
